Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm Quản Lý Công Việc BeOffice

Hướng dẫn sử dụng Phần Mềm Quản Lý Công Việc BeOffice
Để có thể thao tác, sử dụng  hệ thống quản lý công việc BeOffice một cách dễ dàng các nhà quản trị nhân sự, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây:

I. Đăng nhập hệ thống qua đường dẫn: http://aps.bit.vn/beoffice



Người dùng nhập Username và passwords để đăng nhập hệ thống.
Ngôn ngữ của hệ thống được mặc định là tiếng Anh. Để đổi ngôn ngữ, người dùng chọn Option và chọn ngôn ngữ muốn chuyển.



II. Thao tác trên hệ thống

1. Tạo thư mục:

Ở giao diện hệ thống, người dùng click ADD trong phần Workspaces để tạo thêm thư mục mới



Đặt tên theo từng bộ phận, chức danh hoặc công việc của người dùng.



2. Tạo Tasks:

Để tạo task, người dùng vào chức năng Task ấn chọn NEW để tạo Task mới



Sau khi ấn chọn, hệ thống sẽ mở ra giao diện nhập dữ liệu như mô tả




Khi cập nhật xong các thông tin công việc, người dùng muốn  Subscribers đến người quản lý hoặc các thành viên khác sẽ ấn vào tính năng  Subscribers ngay dưới dòng tiêu đề công việc.





Mô tả các tính năng khi tạo Task:
  • Priority: Mức độ ưu tiên ( Urgen, Normal, Hight,low) tùy theo tính chất công việc, người dùng chọn cho  phù hợp.
  • Previous tasks: Là chọn những lịch làm việc trước đó, ý là muốn nhắc nhở lại danh sách việc đó đã và đang như thế nào.
  • Reminders: Nhắc nhở công việc, người dùng  chọn một thời gian nhất định, cứ vào khoảng thời gian đó thì hệ thống sẽ thông báo là công việc đó đã làm chưa hay đã hoàn thành.
  • Link Object: Chức năng này giống như đính kè tài liệu trong email. ( thêm vào một tài liệu vào công việc để người dùng và người được tham gia vào công việc được lấy tài liệu,xem tài liệu).
  • Repeating task: Chức năng này, dùng để lặp lại công việc theo lịch trình ( Ví dụ : một công việc đó ngày nào cũng làm,hay tuần, tháng nào đó), công việc này sẽ được lặp đi lặp lại theo thời gian được đã chọn.
  • Related to: Nhiệm vụ của thao tác này , khi người dùng muốn thêm một thành viên khác vào công việc của mình, mà không thấy trong phần Subscribers . Người dùng chọn theo tên hoặc thư mục của thành viên có liên quan để thêm vào.
  • Description: là phần nội dung công việc hay thông tin trao đổi sẽ được  ghi vào đây.
  • Assign to: Sau khi hoàn thành các thao tác người dùng chọn tính năng này để gửi các thành viên có liên quan.
  • Send email notification to user:  Chọn thông báo này để gửi 1 thông báo qua mail đến các thành viên có liên quan.
Cuối cùng người dùng chọn Add Tasks là đã hoàn thành thiết lập.

3. Tạo Email

Để tạo mail, người dùng ấn NEW và thực hiện các thao tác như Outlook Office, Thunrdebir để nhận và gửi mail. Người quản trị sẽ thêm email của người dùng vào đây, để thực hiện quá trình nhận và gửi email.
 

 
4. Chức Năng Note:
Chức năng dùng để chú thích các công việc của người dùng. 

Cách dùng : Chọn thư mục của chính người dùng > Chọn Note > New Note  
Và hệ thống sẽ hiển thị như bản sau: Để tạo Note người dùng cũng chọn NEW để tạo note mới. 

 
Mô tả:
  • Title: Tiêu đề Note.
  • Text: Nội dung của Note.
  • Linked Objects, Subscribers, Related to ( Các chức năng này tương tự phần Tasks).
  • Custom Properties: Chức năng là thêm một trường thuộc tính do chính người dùng định nghĩ cho tasks hoặc note của chính người dùng.
5. Chức Năng Document:

Cũng tại thư mục chính, người dùng chọn Documents ấn NEW để tải tài liệu lên hệ thống.

  • Upload file: Tải file có sẵn trong máy
  • Documents: Tạo tài liệu mới ngay trên hệ thống
  • Web documents: Link webitse tham khảo
  • Presentation:  Tạo tài liệu như Power Point
6.​ Chức Năng Contacts:

Để thêm contact mới, người dùng cũng chọn NEW để điền thông tin.



Sau khi điền đầy đủ các thông tin, người dùng chọn Add Person để lưu.
Lưu ý: Chỉ người quản trị mới có thể tạo người dùng mới .

7. Chức Năng Web Links:

Tại chức năng Web Links, người dùng chọn NEW để tạo mới.

 .
  • Titles: tiêu đề link
  • Url: Link của bài , diễn đàn, video
  • Related to - Description - Custom Properties - Subscribers - Linked Objects ( Các chưc năng này tương tự như phần Tasks)
Sau khi điền đủ thông tin ấn chọn Add Web Link để lưu thông tin.

8. Chức năng Time:

Chức năng là gán thời gian làm cho một lịch làm việc nào đó. Chức năng này chủ yếu được dùng cho cấp lãnh đạo.
Người dùng tạo mới như mô tả:

 
  • Workspaces: Người dùng chọn chức năng này, và chon thư mục có danh sách làm việc muốn đặt thời gian
  • Tags: Chọn Tags muốn đặt thời gian
  • User: Chọn thành viên đặt thời gian (mặc định là người tạo Task thời gian này)
  • Date: ngày bắt đầu thực hiện thời gian cho task
  • Hours, Minutes: chọn giờ và phút đặt cho tasks làm việc đó 
8. Chức Năng Calendar:

Chức năng dùng để lên lịch làm việc của chính người dùng, khi tạo ở đây thì phần  Overview cũng sẽ hiện thị phần công việc này, để cho người dùng theo dõi được công việc của chính mình.

Các bước thực hiện.
Chọn Calendar > Add Event


 
Các chức năng trong Add Event
  • Subject: Tiêu đề , chủ đề của công việc
  • Invited people: Chưc năng này tương tự như phần Subscribers
  • Repeating Event: Lặp lại thao sự kiện này tương tự như Repeating task
  • Reminders: chức năng này là gửi cho người dùng email để nhắc nhở theo thời gian đã chọn
Sau khi hoàn tất mọi chức năng cần thiết ấn Add Event để lưu.
 
Cảm ơn Quý khách đã quan tâm và ủng hộ phần mềm quản lý công việc BeOffice. Để nhận được tư vấn các giải pháp quản lý tốt nhất hãy liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại 0914 896 479 Rất vui lòng được hỗ trợ và hợp tác cùng Quý khách.
 
 
 
 

Bình luận


Tin nội bộ


Thông báo lịch nghỉ lễ 30-4 và 01-05

Thông báo nghỉ lễ 30/4 -...

Khắc phục tình trang việc chồng việc với...

Với khối lượng công việc...

Top 10 website thiết kế đẹp và hấp dẫn...

Cuộc sống mà không có màu...

Bí quyết tăng hiệu suất làm việc của...

Hiệu suất làm việc của...

4 Xu hướng thiết kế website 2017

Website là bộ mặt của một...

Thiết kế website bán hàng hiệu quả cùng...

Website của doanh nghiệp là...

WEBSITE

Website Design

Mobile Website Design

Graphic Design

Flash and Multimedia

HTML+CSS

CMS

Ecommerce

DOMAINS & HOSTING

Domain Search

Bulk Domain Search

Transfer Domain

New Domain Extensions

Domain Privacy

BRAND DESIGN

Web Hosting

WordPress Site/Blog

Virtual Private Servers

Dedicated Servers

Dedicated IP

SSL Certificates

Code Signing Certificate

SiteLock Website Security

Premium DNS

ONLINE MARKETING

Google Adwords

Facebook Ads

Yahoo Ads

Bing Ads

 Copyright 2005 - 2017, BIT.VN. All rights reserved.