3 bước để quản lý văn phòng hiệu quả

3 bước để quản lý văn phòng hiệu quả
Mỗi doanh nghiệp đều cần nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công việc. Và để làm được điều đó, công tác quản lý văn phòng là vô cùng quan trọng. Làm thế nào để quản lý văn phòng hiệu quả là câu hỏi mà hầu hết các đơn vị, tổ chức đặt ra và tìm kiếm lời giải đáp. Dưới đây là các bước để quản lý văn phòng hiệu quả mà BIT muốn chia sẻ cùng các doanh nghiệp:

1. Đầu tư vào nguồn nhân lực
Mỗi cá nhân là mỗi mảnh ghép tạo nên nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Sức mạnh cá nhân sẽ góp nên sức mạnh của nhóm, hướng tới mục tiêu hoàn thành công việc của phòng ban, cơ quan, đơn vị. Quản lý văn phòng là việc làm liên quan nhiều đến công tác nội bộ, tập trung vào tổ chức công việc, quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục công tác nhằm kiểm soát, nâng cao chất lượng, năng suất công tác.
Với các cơ quan, đơn vị vẫn còn áp dụng văn phòng truyền thống để làm việc và quản lý thì bên cạnh việc quản lý theo các cách thủ công, các nhà lãnh đạo cần thường xuyên gặp gỡ trực tiếp nhân viên, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng trong công việc cũng như trong cuộc sống, lắng nghe và kịp thời đề ra các giải pháp tháo gỡ khó khăn cho nhân viên.



Quan trọng hơn là bản thân những nhà lãnh đạo cần nhận thấy điểm hạn chế của công tác quản lý theo mô hình văn phòng truyền thống: Nhân viên phải quản lý khối lượng thông tin ngày càng lớn, tổ chức, sắp xếp tài liệu, hồ sơ để đảm bảo tài liệu, hồ sơ an toàn và dễ dàng tìm thấy khi cần đến. Như vậy, thời gian, công sức để làm những công việc này là rất nhiều và rất lãng phí. Thêm vào đó là chi phí cho văn phòng phẩm cũng khá tốn kém.
Để nâng cao hiệu suất làm việc, ban lãnh đạo cơ quan nên chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu của văn phòng truyền thống, tìm và áp dụng những cách làm việc theo xu thế hiện đại, gắn liền với công nghệ thông tin, nâng cao hiệu suất công việc mà tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.
 
2. Đầu tư đồng bộ trang thiết bị hiện đại
Để nâng cao hiệu suất làm việc, bên cạnh việc đầu tư phát triển đội ngũ nhân sự, các đơn vị cần chú trọng trang bị đồng bộ cơ sở vật chất hiện đại: trang bị máy tính có kết nối internet; trang bị đầy đủ máy in, máy scan, và tất cả các máy móc, thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc.

3. Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử
Các cơ quan, tổ chức các đơn vị cần chú trọng áp dụng công nghệ thông tin và tìm kiếm những giải pháp mới thay thế cách làm việc truyền thống, bằng cách ứng dụng một phần mềm quản lý văn phòng điện tử để lưu trữ, xử lý văn bản, tài liệu, quản lí hiệu quả công việc, ngoài ra còn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí cho văn phòng.

Để đáp ứng nhu cầu trên, Công ty Cổ phần BIT Sài Gòn đã cho ra đời phần mềm văn phòng điện tử mang tên BIT Office.
 
Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách và giải pháp kỹ thuật thì ở văn phòng điện tử tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn về khoảng cách, thời gian và văn hoá làm việc hướng đến sự hiệu quả. Với BIT Office, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Người sử dụng có thể quản lý công việc của mình và công việc liên quan đến mình một cách chỉnh chu, rõ ràng, theo đúng trình tự, thời gian, người liên quan công việc. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thẳng nào.
 

BIT Office sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý, sắp xếp hiệu quả:
- Kế hoạch công việc trong tuần, trong tháng, trong năm.
- Giấy tờ, tài liệu, văn bản cần sắp xếp, lưu trữ và sử dụng.
- Kết nối xuyên suốt những thành viên trong nhóm.
- Quản lý, theo dõi cụ thể sát sao công việc của cá nhân cũng như của nhóm.
- Quản lý, điều hành công việc dù đang ở bất cứ nơi đâu, chỉ cần có Internet.

Những giá trị mà BIT Office mang lại:
- Quản lý công việc
- Quản lý lịch làm việc, lịch họp
- Quản lý công văn, giấy tờ, tài liệu
- Quản lý email
- Quản lý ghi chú
- Quản lý thời gian
- Quản lý link trang web hay
- Quản lý báo cáo
 
BIT Office hệ thống hoá các công việc của doanh nghiệp bằng một hệ thống tin học, giúp tăng ít nhất 30% hiệu suất làm việc của nhân viên, thêm vào đó, các DN có thể giảm được chi phí giấy tờ, in ấn, photocopy, chi phí đi lại, chi phí điện thoại, chi phí gặp mặt, chi phí nhân lực, từ đó tiết kiệm thời gian đáng kể. Đối với những DN đã triển khai BIT Office thì trung bình mỗi DN giảm được khoảng 12% chi phí hoạt động cho văn phòng.
 
Hãy áp dụng cho cơ quan, doanh nghiệp mình những giải pháp làm việc mới, hiện đại để nâng cao hiệu suất làm việc và giảm tải được rất nhiều thời gian, công sức cũng như chi phí. Với 3 bước quản lý văn phòng nêu trên chắc chắn các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp sẽ hoàn thành nhanh và hiệu quả mục tiêu công việc, mang lại thành công cho doanh nghiệp.
 

Bình luận


Tin nội bộ


Thông báo lịch nghỉ lễ 30-4 và 01-05

Thông báo nghỉ lễ 30/4 -...

Khắc phục tình trang việc chồng việc với...

Với khối lượng công việc...

Top 10 website thiết kế đẹp và hấp dẫn...

Cuộc sống mà không có màu...

Bí quyết tăng hiệu suất làm việc của...

Hiệu suất làm việc của...

4 Xu hướng thiết kế website 2017

Website là bộ mặt của một...

Thiết kế website bán hàng hiệu quả cùng...

Website của doanh nghiệp là...

WEBSITE

Website Design

Mobile Website Design

Graphic Design

Flash and Multimedia

HTML+CSS

CMS

Ecommerce

DOMAINS & HOSTING

Domain Search

Bulk Domain Search

Transfer Domain

New Domain Extensions

Domain Privacy

BRAND DESIGN

Web Hosting

WordPress Site/Blog

Virtual Private Servers

Dedicated Servers

Dedicated IP

SSL Certificates

Code Signing Certificate

SiteLock Website Security

Premium DNS

ONLINE MARKETING

Google Adwords

Facebook Ads

Yahoo Ads

Bing Ads

 Copyright 2005 - 2017, BIT.VN. All rights reserved.